Impulse
Organisationsentwicklung lernt sich vorwärts: Von den ersten Symptomen, über das Problemverständnis, bis hin zur Durchführung von anschlussfähigen und risikoarmen kleinen Schritten in Form von experimentellen Impulsen.
Meine Impulse
Eine Auswahl meiner Erfahrungen zu Impulsen auf der individuellen, Team-, Wertstrom- und strategischen Ebene.
- Alle Ebenen
- Individualebene
- Teamebene
- Wertstromebene
- Strategieebene
Der Kaugummitermin
Endlostermine ohne Ergebnis
Beobachtung: „Kommt Boris heute?“ – „Ne, der ist krank.“ … Schweigen … So ähnlich habe ich häufig Termine ohne Moderator erfahren. Der Termin scheint sich wie Kaugummi zu ziehen. Es entsteht ein Endlostermin ohne Ergebnis.
Hypothese: Die Einführung eines rollierenden Moderators (englisch Round Robin) erhöht die Robustheit der Moderation (Truck Factor).
Experiment:
Der rollierende Moderator wird mit dem Schlaubi-Schlumpf eingeführt. Ich habe diese Methode entworfen, um durch die spielerische und haptische Art die Wahrscheinlichkeit einer freiwilligen Übernahme der Moderation zu erhöhen. Sinnbildlich hält der Schlaubi-Schlumpf die einzuhaltenen Vereinbarungen zum Terminablauf unter dem Arm.
Durchführung: Derjenige Teilnehmer, der den nächsten Termin moderieren möchte, stellt sich am Ende des Termins den Schlaubi-Schlumpf auf den Tisch.
Erfolgsbewertung: Anteil der Termine, die im vereinbarten Ablauf durchgeführt werden, steigt.
Die Kellerzombies
Plötzlich auftretende Schwierigkeiten
Beobachtung: Kurz vor Abgabe kommen die Zombies aus dem Keller: „Was? Das funktioniert nicht? Warum hast du das nicht früher gesagt?“ Ich beobachte häufig, dass Schwierigkeiten nur Einzelnen und nicht dem Team bekannt sind.
Problem: Der realisierte Kundennutzen ist gering.
Hypothese: Die sofortige Beschäftigung mit einer Schwierigkeit (Impediment) verringert seinen Einfluss auf die Wertschöpfung, da es zeitnaher gelöst werden kann.
Experiment:
Teammitglieder geben mit dem Impediment-Button das Impediment bei seinem Auftreten sofort bekannt. Ich habe den Impediment-Button entwickelt, da durch die Gamification der Impedimentnennung die Wahrscheinlichkeit steigt, dass das Impediment auch genannt wird.
Durchführung: Das Teammitglied drückt den Impediment Button, der ein vom Team gewähltes Geräusch abspielt. Dies ist die Aufforderung das Impediment z. B. am Kanban-Board zu besprechen.
Erfolgsbewertung: Impediments werden früher genannt.
Die Paketlawine
Von Arbeitspaketen erschlagen
Beobachtung: Auf das Team strömen viele Arbeitspakete ein. Das Team hofft durch parallele Arbeit der Flut Herr zu werden. Am Ende ist vieles angefangen und wenig fertig. Team und Kunde sind frustriert.
Problem: Durchlaufzeiten für den Kunden steigen.
Hypothese: Wenn das Team sequenziell arbeitet, dann wird mehr Kundennutzen in kürzerer Zeit bei geringerem Risiko geschaffen.
Experiment: Das Team arbeitet nacheinander und gemeinsam die Arbeitspakete ab.
Durchführung: Mittels eines Burndowncharts wird das Problen verdeutlicht. Das Chart zeigt, dass der Nutzen erst am Ende einer Iteration eintreten kann. Ich nenne das den Sprung von der Klippe. Das Risiko ist hoch, dass man auf einem Felsen aufschlägt und untergeht. Videos wie dieses von Hendrik Kniberg oder von Nikolas Modig zeigen, welcher Mehrwert in der sequenziellen Arbeitsweise liegt. WiP-Limits helfen die Vereinbarungen einzuhalten. Ich zeige ein Video von Löwen bei der Jagt, die im Rudel ein Zebra jagen. Danach erfolgt eine Reflexion über die Vorteile. Seitdem hieß es in einem Team „Whats the next zebra?“
Erfolgsbewertung: Geplanter (Forecast) vs. realisierter Kundennutzen
Das schwarze Loch
Aufträge verschwinden
Beobachtung: Kennt ihr das auch? Ein Arbeitspaket wird einer anderen Abteilung übergeben und dort verschwindet es wie in einem schwarzen Loch! Tage oder Wochen vergehen und nichts passiert.
Problem: Durchlaufzeiten für den Kunden steigen.
Hypothese: Wenn die Schnittstelle symmetrisiert wird, dann sinken die Durchlaufzeiten
Experimente: Die Schnittstelle wird symmetrisiert, d. h. beide Teile der Schnittstelle liefern Arbeitsergebnisse auf die die jeweils andere Seite der Schnittstelle aufbaut.
Erfolgsbewertung: Die Durchlaufzeiten sinken.
Der erlahmte Sprinter
Geringe Nachhaltigkeit bei Veränderungen
Problem: Kundennutzen nimmt ab
Hypothese: Wenn Erfolg emotional im Team verankert wird, dann ist die Bereitschaft zur Beibehaltung oder zur Annahme der Veränderung höher.
Experiment: Erfolge werden visuell verankert, kommuniziert und gefeiert!
Durchführung: Die Erfolgsmessung von Experimenten wird dem Team über visuell aufbereitete Daten und Symbole transparent gemacht. Die Bücher „Der Flipchart-Coach“ und „Business-Symbole“ haben mir bei der Visualisierung geholfen. Ein Erfolg kann z. B. mit Konfettikanonen, Getränken oder Musik gefeiert werden!
Erfolgsmessung: Die kontinuierliche Umsetzung und Beibehaltung von Experimenten nimmt zu.
Die Regelverfettung
Prozesse verfetten durch Steuerung und Regeln
Problem: Die Wertschöpfung wird verlangsamt.
Beobachtung: In einem Wertstrom aus funktionalen Abteilungen fühlt sich ein Team von unqualifizierten Anforderungen überfordert. Es führt ein Formular ein, welches bei jeder Anfrage ausgefüllt werden muss. Bei einem anderen Team stören kontinuierliche Nachfragen die Arbeit. Die Kontaktaufnahme wird deshalb auf einen wöchentlichen Termin beschränkt. Das sind Beispiele für das Aufstellen von Regeln, um den vielen Überraschungen in einer komplexen Wertschöpfung zu begegnen. Aufgrund der vielen Regeln verfettet die Wertschöpfung und die Arbeit quält sich immer langsamer voran.
Problem: Flexibilität für den Kunden nimmt ab.
Hypothese: Wenn eine durch Regeln gesteuerte funktionale Teilung aufgelöst wird, steigt der Nutzen bei komplexen Problemen.
Experiment: Die funktional geteilten Abteilungen werden in cross-funktionale Teams überführt, die gemeinsam in enger Abstimmung komplexe Probleme lösen.
Durchführung: Eine Anzahl von Mitarbeitern werden eingeladen cross-funktionale Teams aufzubauen. Sie laden Kolleginnen und Kollegen zu Ihren Teams ein, von denen Sie glauben, dass sie mit Ihnen die komplexen Probleme lösen können. Die Mitarbeiter arbeiten nahzu in Vollzeit.
Erfolgsbewertung: Anzahl der komplexen Probleme, die für den Kunden gelöst werden, steigt.
Der Bienenhund
Steuerung stört Selbstorganisation
Beobachtung: Die fleißigen Bienen organisieren in Selbstorganisation ihre Honigproduktion. Plötzlich kommt ein Bienenhund herangeflogen und treibt die Bienen in eine bestimmte Richtung. Statusbericht und Reports werden eingefordert. Anweisungen erteilt. Die Honigproduktion nimmt ab. Die Wertschöpfung stockt.
Problem: Ergebnisse passen nicht zu den Kundenbedürfnissen.
Hypothese: Wenn die Steuerung reduziert wird, kann das Team in Selbstorganisation komplexe Wertschöpfung besser durchführen.
Experimente: Um die Steuerung zu reduzieren wird der Bienenhund mit anschlussfähigen Informationen versorgt, die sowohl seine Bedürfnisse erfüllen, als auch eine direkte Steuerung verhindern.
Durchführung: In meiner Erfahrung haben sich hier insbesondere auf historischen Daten basierende Forecasts bewährt, deren Unschärfe in der interpolierten Zukunft mit wachsendem Zeithoeizont zunimmt. So werden sowohl der Bedarf an Vorhersagbarkeit des Managements, als auch die Unschärfe komplexer Probleme Rechnung getragen.
Erfolgsmessung: Steuerungsimpulse der Organisation nehmen ab
Der Elefantenstart
Strategische Initiative hat weder Anfang noch Ende
Beobachtung: Eine strategische Initiative wird zeredet. Wertstiftende Handlungen treten nicht ein. Es fühlt sich an als müsste ein Elefant mühsam auf die Startbahn geschoben werden.
Problem: Kunden erhalten keine strategischen Verbesserungen.
Hypothese: Wenn aus der Initiative konkrete unmittelbar wertstiftendes und validierbare Pakete herausgelöst werden, stellt sich schneller echter Kundennutzen ein.
Experiment: Kleinstpakete werden umgesetzt basierend auf folgende Fragen: „Welche Annahmen liegen der strategischen Initiative zu Grunde? Was ist die kleinstmögliche Variante, die diese Annahmen testen kann?“ Diese Methode heißt Rapid Assumption Testing (RAT).
Durchführung: In einem Workshop werden die Vorteile von RAT erarbeitet. Hier hilft ein Gedankenexperiment: Was muss getan werden, um einen Onlineschuhhandel zu testen? Die Auflösung ist der Kauf in einem lokalen Schuhgeschäft und der anschließende Versand an den Kunden. Der Transport erfolgt auf einem Skateboard. Das Skateboard wird als Symbol für die minimale Umsetzung eingeführt. Der Elefant wird zerschnitten z. B. mittels Storymapping.
Erfolgsbewertung: Zeit die es braucht, um Nutzen aus einer Initiative zu schaffen.